Abbiamo parlato di chi è il wedding planner e di come scegliere la wedding planner, ma non ti ho mai raccontato cosa fa la wedding planner il giorno del matrimonio.

Più volte durante le call conoscitive con gli sposi, mi sono sentita chiedere se il giorno del matrimonio sarò presente: una domanda che mi ha stupito, ma che allo stesso tempo mi ha fatto capire che era necessario spiegare agli sposi, il ruolo del wedding planner, non solo in tutta la fase organizzativa ma anche e soprattutto il giorno del matrimonio!

IL RUOLO DELLA WEDDING PLANNER IL GIORNO DEL MATRIMONIO

Organizzare un matrimonio oggi rappresenta una sfida sempre più complessa, per rispondere alle esigenze di un pubblico attento e interessato a ispirazioni sempre nuove; dopotutto la parola evento denota un avvenimento straordinario e per questo deve essere ricordato. Nel corso degli anni, anche le stesse richieste per organizzare matrimoni sono cambiate, divenendo sempre più specifiche e sempre più articolate. Il giorno del matrimonio ci sono una miriade di cose da fare: per me rappresenta la conclusione di un percorso che dura da mesi, per voi è il vostro GRANDE GIORNO speciale!

Il timing dettagliato della giornata – un foglio dove annoto tutte le cose da fare suddivise per orari – contempla sia la parte di backstage legata ai fornitori, sia la parte legata agli sposi, compresa la loro preparazione e le cose da fare durante il ricevimento. Ed è da qui che inizio a raccontarti come gestisco il tuo giorno speciale.

COORDINARE E GESTIRE IL MATRIMONIO, PARTENDO DA MOLTO PRIMA

Passare a casa della sposa – o nel luogo scelto per la preparazione – e consegnare il bouquet è una delle prime cose da fare; è anche un’ottima occasione per salutarla e rassicurarla che tutto sta procedendo secondo i piani stabiliti. Idem per lo sposo, passare a fare un saluto, lasciando la bouttonniere e la scatola porta fedi, è uno dei primi compiti.

Secondariamente vado o nel luogo della cerimonia o in location, a seconda delle distanze tra una e l’altra e a seconda di quanto concordato con i vari fornitori. Può essere che per praticità a volte venga allestita prima la chiesa e poi la location o viceversa. In ogni caso è importante ottimizzare tempi e spostamenti.

Per l’allestimento in chiesa, oltre alla sistemazione dei fiori, della passatoia, della copertura dell’inginocchiatoio, mi accerto dell’arrivo del gruppo musicale e della loro collocazione; se il matrimonio è civile o simbolico stessa cosa, oltre agli allestimenti, seguo l’arrivo dei vari fornitori e del corretto posizionamento delle sedie.

Per il ricevimento in location invece, coordino l’arrivo del catering, del dj per la sistemazione delle consolle e mi occupo dell’allestimento del tableau de mariage e di tutti i centritavola, comprensivi dei segna tavoli, segna posti nominativi e menù per ciascun commensale. A seguire, mi reco in zona cerimonia per l’accoglienza degli ospiti, dello sposo e il coordinamento per l’ingresso della sposa, uno dei momenti più emozionanti!

L’arrivo della sposa sancisce l’inizio della cerimonia, è l’ultima persona che deve arrivare e proprio per questo la più importante. Al momento dell’arrivo della sposa, il mio compito è quello di sistemarle l’abito, fare un cenno ai musicisti per partire con la musica e assicurarmi che fotografi e video maker siano vicini e attivi per immortalare l’ingresso.

Al termine della cerimonia, mentre gli sposi firmano i documenti, mi occupo della distribuzione dei conetti di riso agli ospiti. Dopo l’uscita degli sposi dalla chiesa cerco sempre di recarmi in location con lieve anticipo rispetto agli ospiti e in auto, telefono al catering per avvisare che gli ospiti arriveranno a breve.

Arrivata in location, aspetto l’arrivo degli ospiti insieme al catering e quando l’aperitivo ha inizio, mi allontano e vado a controllare il resto degli allestimenti – che durante la cerimonia sono stati ultimati dalle persone che abitualmente mi danno una mano – quindi i tavoli, la mise en place e il tableau de mariage.

Normalmente nel passaggio da chiesa a location gli sposi si ritagliano circa mezz’ora di tempo per le foto di coppia insieme al fotografo, ma anche durante l’aperitivo ci sono dei momenti da coordinare: all’arrivo degli sposi in location, viene solitamente suonato un brano (preventivamente scelto da loro) e il catering si premura di porgere loro un calice di bollicine per festeggiare l’inizio del ricevimento.

Prima di accomodarsi a tavola, arriva il momento del lancio del bouquet per cui anche qui dovrò accertarmi prima, di avere con me i fotografi, eventuali videomaker e di farlo annunciare per tempo dal dj o dal gruppo musicale presente per creare la giusta atmosfera.

Se le tempistiche lo consentono, durante l’aperitivo mi piace mostrare agli sposi lo spazio allestito per la cena; ovviamente lo si farà accendendo prima tutte le candele. Se durante la cena sono previste interruzioni, quali ad esempio brani musicali live o discorsi da parte di amici o parenti, è bene informare per tempo il catering pianificando i vari momenti tra una portata e l’altra.

Mentre gli ospiti e gli sposi cenano, mio compito è quello di predisporre la confettata, il tavolo delle bomboniere e la scenografia per il taglio torta, sistemando composizioni floreali, tovaglia, candele e tutto il necessario per rendere unico il momento. Anche il taglio torta prevede un brano di accompagnamento e dovrà essere documentato da foto e video, per cui mi accerterò che tutto quello che è stato pianificato sia stato effettivamente predisposto.

Dopo il taglio torta, è il momento dell’apertura dell’open bar e dei balli, se gli sposi hanno previsto un primo ballo da fare insieme, il dj suonerà il brano scelto, idem se sono previsti il ballo della sposa con il papà e il ballo dello sposo con la mamma. Se pensate che per me la serata termini qui, non è così perché la maggior parte delle volte è necessario ricordare agli ospiti di prendere una bomboniera prima di andare via e quindi è necessario presidiare quella zona, piuttosto che predisporre un piccolo flower bar per riutilizzare le composizioni floreali dei tavoli da omaggiare alle signore.

Insomma, il giorno del matrimonio è la giornata che vede la concretizzazione di un sogno, realizzato dopo un lungo percorso fatto di selezione, pianificazione e creatività.

Se desideri vivere il giorno del tuo matrimonio senza stress, con qualcuno che segue ogni fornitore e orchestra alla perfezione i momenti della giornata, CONTATTAMI per conoscerci e progettare insieme il tuo giorno più bello.