Organizzare ilmatrimonio
passo dopo passo: ecco i primi step
Il mio lavoro è organizzare matrimoni dal primo passo all’ultimo ballo!
Comincio sempre dalla ricerca della location, per me pietra miliare dell’organizzazione perché la location condiziona tutte le scelte successive.
Se si tratta di location senza ristorante interno, si definisce quasi sincronicamente il catering e appena dopo il fotografo e video maker (i migliori vanno subito a ruba!).
Gli altri fornitori arrivano leggermente più tardi, ma nel frattempo inizio con la progettazione dell’evento passo dopo passo.
Per prima cosa definisco i vari momenti:
il piano A
(meteo favorevole)
il piano B
(meteo sfavorevole)
Predispongo inoltre alcuni bozzetti per iniziare a capire come potrebbero essere i principali allestimenti – chiesa o sala cerimonia, tableau de mariage, centritavola, confettata, bomboniere, taglio torta – che poi presenterò agli sposi insieme a un’idea dei costi, tenendo conto anche di tutte le altre voci di spesa ancora da definire (musica dal vivo, dj, open bar, piuttosto che auto d’epoca, bomboniere, ecc.).
L’ottimizzazione di questi passaggi è per me strategica perché se le informazioni che fornisco saranno complete – sia in termini di tipologia di allestimenti, sia in termini di scelta dei fornitori e costi – gli sposi avranno un quadro chiaro e preciso di tutto il progetto e mi potranno dire più facilmente e velocemente quali sono i servizi che vogliono confermare e quali invece dobbiamo eventualmente rivedere.
Modello di budget personalizzato
Il mio metodo di lavoro prevede l’utilizzo di un modello di budget che personalizzo in base ad ogni matrimonio; su questo modello vengono segnate tutte le spese relative ai fornitori confermati e i vari acconti/ saldi versati. È un documento sempre aggiornato, che condivido con gli sposi. Definito il progetto di allestimento, preparo un file di sintesi descrittivo e riepilogativo dei costi, comprensivo di disegni e lo consegno agli sposi in formato PDF, in modo tale da congelare e chiudere la parte degli allestimenti.
Due mesi prima delmatrimonio...
Predispongo un file di timing per avere chiara la gestione della giornata, alla quale partecipo con personale in appoggio: per me è necessario contare su collaboratori professionali le cose da fare e coordinare sono molte per predisporre tutto al meglio e nei tempi giusti.
Il timing contiene una parte riservata a me, relativa agli addetti ai lavori (gli orari di arrivo di tutti i fornitori e di cosa si devono occupare secondo una scaletta cronologica, già concordata con ciascuno di loro) e i vari momenti di scansione della giornata, quest’ultima condivisa sempre con gli sposi, per esempio:
- ore 13 inizio preparazione sposa
- ore 14 arrivo fotografi
- ore 17 cerimonia
- ore 18,30 inizio aperitivo
- ore 20,30 inizio cena
- ore 23,00 taglio torta
- ore 23,30 inizio balli e open bar
- ore 2 chiusura evento.
Al matrimonio la mia presenza è sempre garantita e oltre a coordinare tutti i fornitori e predisporre buona parte degli allestimenti, passo sempre di persona a salutare la sposa durante la sua preparazione consegnandole il bouquet e gli altri accessori previsti nel progetto (es. porta fedi floreale, fiori per capelli, bracciali fioriti per testimoni/ damigelle, ecc.).
Ogni matrimonio realizzato è per me una favola divenuta realtà, per te una realtà trasformata in favola!
