La scelta della location per un matrimonio non è un’operazione semplice né qualcosa che s’improvvisa e, quando ti sembra che riesca così bene a una wedding planner, è perché le sono voluti anni di esperienza, di contatti, di sopralluoghi e infine di matrimoni realizzati. In questo articolo ti racconterò come una wedding planner sceglie la location, condividendo insieme a te la mia esperienza professionale.

LA SCELTA DELLA LOCATION: PERCHÉ COINVOLGERE UNA WEDDING PLANNER?

È il punto di partenza, la pietra miliare da dove inizieremo a progettare il vostro giorno speciale.

La scelta della location è un momento importante che condizionerà anche le altre scelte successive, per cui è necessario valutare attentamente tutti gli aspetti. Prima di tutto il vostro gusto personale: un dettaglio fondamentale per poter cucire su misura l’evento e fare in modo che possa rispecchiare i vostri desideri. In seconda battuta la scelta del tipo di cerimonia e conseguentemente il tipo di ricevimento che intendete fare. A seguire ci saranno altri aspetti più pratici da mettere in conto: il numero degli invitati, la stagione in cui verrà svolto il matrimonio, se sarà in diurno o in serale e così via.

Si tratta di una ricerca minuziosa, ma allo stesso tempo stimolante che mi aiuterà a capire lo stile che volete dare al vostro giorno speciale, interpretare i vostri desideri e soddisfare le vostre aspettative per raggiungere il risultato finale desiderato.

COSA CHIEDERE QUANDO SI VISITA UNA LOCATION PER MATRIMONI

Prima del sopralluogo vero e proprio, è bene chiedere alcune principali informazioni; una di queste riguarda la capienza della location, perché se il numero degli ospiti sarà maggiore rispetto al numero di persone che la location può contenere, direi che è inutile andarla a vedere.

Come capienza faranno fede gli spazi al coperto o gli interni, questo perché in caso di meteo sfavorevole, è necessario avere sempre un piano B. Se è prevista la cerimonia simbolica o civile in location, sarà necessario accertarsi che la location sia dotata di almeno 3 spazi al coperto in modo da garantire anche in caso di pioggia lo svolgimento della cerimonia, dell’aperitivo e della cena.

Altri elementi da approfondire saranno, la presenza del parcheggio nelle immediate vicinanze e l’eventuale parcheggiatore, i servizi compresi nel costo di affitto, quali ad esempio la pulizia delle toilettes per tutta la serata; sembrano dettagli, ma non lo sono e vi assicuro fanno la differenza.

Sapere se all’interno della location o nelle vicinanze ci sono strutture per l’accoglienza degli ospiti è un altro elemento di interesse, soprattutto se avete ospiti che necessitano di pernottare. Talvolta le stanze all’interno della location possono essere utili per la preparazione della sposa o anche come appoggio durante l’evento per le mamme con bambini piccoli.

Altro dettaglio, l’orario di termine ricevimento e stop musica, facendo attenzione a non confondersi perché sono due cose diverse: se la location permette di stare fino alle 2.00, la musica, per regolamento comunale e soprattutto negli ambienti esterni è concessa normalmente fino alla mezzanotte. Per cui è necessario capire sempre i limiti di orario per la musica con distinzione (spazi interni ed esterni) e il termine ricevimento per la location tenendo in considerazione la possibilità di extra time e gli eventuali extra costi richiesti.

Infine, è assolutamente necessario conoscere le date libere per il periodo di vostro interesse e il costo di affitto location, considerando tutti i servizi a disposizione.

ELEMENTI CHE UNA WEDDING PLANNER CONSIDERA PER SCEGLIERE LA LOCATION

Per esperienza, per chi è alla ricerca di un evento su misura, consiglio sempre l’abbinata “location più catering”, piuttosto che location dotate di ristorante interno. Questa soluzione garantisce non solo la personalizzazione dell’evento ma anche una maggior flessibilità. Una location con ristorante interno, sarà senz’altro più strutturata rispetto ad una location senza ristorante interno, ma proprio per questo sarà anche meno flessibile nell’accogliere richieste particolari.

Se però siete interessati a location con ristorante interno, è necessario capire se viene garantita l’esclusività dell’evento e se viene richiesto un costo aggiuntivo o un minimo di ospiti garantito.

Se il matrimonio si svolgerà in chiesa è assolutamente necessario accertarsi della presenza di chiese nelle vicinanze, questo per evitare spostamenti scomodi e lunghi ai vostri invitati. La questione della chiesa non è argomento semplice, in quanto se gli sposi non sono residenti, non tutte le chiese non sono disposte a sposare. Questo è un aspetto importante da non sottovalutare, soprattutto se avete già individuato la location dei vostri sogni.

Se il matrimonio sarà civile, potrebbe essere interessante sapere se la location è stata eletta a casa comunale, che vuol dire avere la possibilità di effettuare sul posto la celebrazione con valore legale.

La disponibilità di una location nell’accogliere un evento privato come un matrimonio, non è soltanto nella verifica delle date, degli spazi e dei servizi disponibili, ma anche nella gestione dei vari momenti dedicati agli allestimenti che per forza di cose andranno approntati prima dell’inizio della cerimonia / ricevimento per poi essere dismessi al termine, ma questo è compito che spetta alla vostra wedding planner.

Scegliere la location giusta, come vedi, è tutto fuorché semplice: avevi mai pensato a questi piccoli ma importanti dettagli? Tranquilla, è questione di esperienza, di sensibilità, di visione d’insieme: CONTATTAMI, raccontami quali difficoltà stai incontrando, scommetto di avere la location giusta per il tuo matrimonio!